Home » » தொலைபேசியை கையாளும் நல்ல முறைகள் - Essential Personal Phone Skills

இப்பதிவில் நீங்கள் ஒரு அழைப்பை எடுக்கும் போது அல்லது இன்னொருவர் உங்களுக்கு அழைக்கும் போது எப்படி அந்த அழைப்பை கையாள வேண்டும் ? எப்படி பதில் அளிக்க வேண்டும்? என சில அறிவுரைகளை காணுங்கள். ஏற்கனவே,
நீங்கள் பல ஆயிரக்கணக்கான அழைப்புகளை கையாண்டு இருப்பீர்கள், எடுத்தும் இருப்பீர்கள். இதெல்லாம் நமக்கு தேவையா? என கேட்கலாம். அவசியம் என்று இல்லை. ஆனால் உங்களை நீங்கள் திருத்திக்கொள்ள நிறைய சந்தர்ப்பங்கள் உண்டு.

இப்பதிவு தனிநபர் தொலைபேசி உரையாடல்களுக்கான பழக்க வழக்கங்களையே சொல்கிறது. வர்த்தக உரையாடல்கள் வேறு பட்டவை. நிச்சயம் உங்கள் நிறுவனம் அதற்கு பயிற்சி அளித்து இருக்கும்.

Phone Skills.jpg

நீங்கள் அழைப்பை எடுக்கும் போது 

நீங்கள் அழைக்கும் போது எதிர் முனையில் இருப்பவர் பதில் அளிக்கவில்லை

பொதுவாக இந்த சந்தர்ப்பங்களில் நீங்கள் விடாமல் 5, 10 தடவைகள் missed calls எடுத்து விடுவீர்கள். பொதுவாக ஒரு Ringing என்பது 1 நிமிடம் வரை செல்லும். ஆனால் அவ்வளவு நீண்ட Ringing தேவை இல்லை. ஆக கூடுதலாக 30 seconds வரை பார்க்கலாம். எப்படியும் அழைக்கப்படும் நபர் அருகில் இருந்தால் 20 seconds உள் பதில் அளிப்பார். இல்லாவிட்டால் அவர் அருகில் இல்லை / வேறு வேலையில் உள்ளார் என அர்த்தம். தொடர்ந்து நீங்கள் Ringing செய்வது அவரை / அவருக்கு அருகில் இருப்பவரை எரிச்சல் படுத்தும்.

அருகில் இருப்பவர் பதில் அளித்தால்

நீங்கள் முக்கிய / அவசிய செய்தியை சொல்ல எடுத்து இருக்கலாம். அல்லது வீண் பேச்சு பேச கூட எடுத்து இருக்கலாம். ஆனால் அழைக்கப்பட்டவர் என்ன நிலையில் இருக்கிறார் என தெரிந்து கொள்ள வேண்டும். அவர் பயணித்து கொண்டு இருக்கலாம் / கைது செய்யப்பட்டு இருக்கலாம் / விபத்தில் சிக்கி இருக்கலாம். எனவே எப்போதும் "இப்பொழுது எங்கே இருக்கிறீர்கள்? உங்களுடன் இப்போது கதைக்கலாமா?" இந்த கேள்விகளை கேட்டு விட்டு கதைக்க ஆரம்பிக்கவும்.

Teaching Telephone®

உங்களுக்கு அழைப்பு வரும் போது

பதில் அளிக்க கூடிய சூழ்நிலை

இதன்போது எதிர் முனையில் இருப்பவரின் மன நிலையை அறிந்து கதையுங்கள். உங்கள் நிலையையும் தெரியப்படுத்துங்கள். அவர் சொல்ல வந்த விடயத்துக்கான முன்னுரிமையில் நீங்கள் தான் தீர்மானிக்க வேண்டும்.

எப்போதும் Mobile Ring ஆக தொடங்கியதுமே பதில் அளிக்க கற்றுக்கொள்ளுங்கள். மணி ஒலித்தவுடன் பதில் அளிப்பது நாம் வெட்டியாக இருப்பது போன்றது என முட்டாள் தமிழ் திரைப்படங்கள் கொடூர கருத்தை பரப்பி வருகின்றன.

 முதலில் இது பசங்க (2009) படத்தில் அறிமுகமானது அதன் பின்  OK OK என பல படங்களில் தொடர்கிறது. Figure என்பதற்கு Oxford அகராதியை விஞ்சும் அளவிற்கு வரைவிலக்கணம் தரும் கேவலமான தமிழக இயக்குனர்களிடம் இருந்து நல்ல செய்தியை எதிர் பார்ப்பது எம் தவறு தான்.

உங்கள் நண்பர்  பரீட்சைக்கு விண்ணப்பிப்பது தொடர்பாக அழைப்பை எடுக்கிறார். நீங்கள் முதல் ring இல் பதில் அளித்தால் சரி. இல்லை என்றால் நேரம் செல்ல செல்ல அதாவது 20 - 40 seconds செல்ல செல்ல உங்களுக்கு அழைப்பை எடுத்தவர் உளவியல் ரீதியில் சோர்வடைவார். அதன் பின் நீங்கள் பதில் அளித்தாலும் சொல்ல வந்த விடயத்தின் 30% வரை தான் சொல்லுவார்.

எனவே முடிந்தவரை விரைவாக பதில் அளியுங்கள்.

பதில் அளிக்க முடியாத சூழ்நிலை 

நீங்கள் முக்கிய கூட்டத்தில் இருக்கும் போது அது பற்றி அறியாத அழைக்கும் நபர், உங்களை தொடர்ந்து அழைத்த படி இருப்பார். இதன் போது அதை Reject செய்வது பாதகமான விடயம். அவர் சொல்ல வந்த விடயத்தின் மீது கொஞ்சம் கொஞ்சமாக பொறுமை இழக்க தொடங்கி விடுவார். எனவே முடிந்தவரை Phone இனை Switch off  செய்யுங்கள். ஒருபோதும் silent இல் விட வேண்டாம். முடிந்தால் ஒரு குறுந்தகவல் அனுப்பி விடுங்கள். அதில் இந்த நேரத்தின் பின் மீள அழைப்பேன் என சொல்வது இன்னும் சிறப்பானது.

ஆனால் நிச்சயம் உங்கள் கூட்டம் முடிந்ததும், அழைப்பு எடுத்தவருக்கு மீள அழையுங்கள். அது உங்கள் மீது அவர் கொண்டுள்ள நன்மதிப்பை பத்திரப்படுத்தும்.

தொழிநுட்ப விடயங்கள் தொடர்பாக

Loud Speaker

சில வேலை நீங்கள் அழைப்பை Loud Speaker இல் விட்டு கதைக்கலாம். எதிர் முனையில் இருப்பவர், அது பற்றி அறியாமல் சில இரகசியங்களை கதைக்கலாம். எனவே எப்போதும் Loudspeaker (Handfree set / out mic) இல் இருக்கும் போது எதிர் முனையில் இருப்பவருக்கு என் அழைப்பு loudspeaker இல் இருக்கிறது என சொல்லுங்கள்.

Call Record

முன்னைய காலங்களில்  record செய்யப்பட்டால் ஒரு beep ஒலி எதிர் முனையில் இருப்பவருக்கு ஆவர்த்தன இடைவெளியில் செல்லும். இப்போது அப்படி இல்லை. பொதுவாக நிறுவனங்களை அழைக்கும் போது "சிறந்த வாடிக்கையாளர் சேவைக்காக உங்கள் அழைப்புக்கள் ஒலிப்பதிவு செய்யப்படும் என்பதை கவனிக்கவும்" என்ற Greeting சொல்லப்படும். நீங்களும்  இப்படி சொல்ல பழகுங்கள்.

நீங்கள் Record செய்ய வேண்டிய அவசியம் என்ன? ஏதோ ஒரு செய்முறையில் உதாரணமாக ஒரு தொழிநுட்ப படிமுறைகள் தொடர்பாக நண்பர் தரும் விளக்கங்களை பதிவு செய்யலாம். வேறு சந்தர்ப்பங்களில் record செய்வது அநாகரிகமானது.

இவற்றை விட

  • பயணம் செய்து கொண்டு இருக்கும் போது கத்தி கதைக்காதீர்கள்.
  • குறுந்தகவலில் சொற்சிக்கனம் செய்யலாம். ஆனால் கருத்து சிக்கனம் செய்யாதீர்கள்.
  • Miss call கொடுத்து விளையாடாதீர்கள். புலி புலி என கத்திய கதை ஆகி விடும்.
  • Voice morpher மூலம் குரல் மாற்றி கதைக்காதீர்கள்
  • Customer care / promotional call களில் அசிங்கமாக கதைக்காதீர்கள்.
மொத்தத்தில் உங்களுக்கு என  தொலைபேசியை கையாளும் நல்ல முறைகளை உருவாக்கி கொள்ளுங்கள்.

தொலைபேசியை கையாளும் நல்ல முறைகள் சம்பந்தமாக அண்மையில் பொறியியல் பீடத்தில் ஆங்கில விரிவுரையாளர் ஒருவரால் தெரிவிக்கப்பட்ட கருத்துக்களின் சாரமே இப்பதிவின் உள்ளடக்கம்.